Wie prüfe ich den Status eines gesendeten Dokumentenpakets?

Im Posteingang können Sie alle von Ihnen gesendeten Dokumentpakete überprüfen.

• Öffnen Sie das E-Sign-Modul.
• Wählen Sie Posteingang aus.
• Wählen Sie ein Paket aus, um es zu erweitern und weitere Informationen anzuzeigen.

Sie sehen, wann das Paket zuletzt aktualisiert wurde. Sie sehen auch die Liste der Unterzeichner. Jeder Unterzeichner, der das Dokument signiert hat, hat einen grünen Kreis, andernfalls ist er rot. Sie sehen auch eine Liste der Dokumente und ob sie unterschrieben wurden.

• Sie können eine Erinnerung mit detaillierten Informationen an den Unterzeichner senden, indem Sie auf das Briefumschlagsymbol klicken.

• Um ein bestimmtes E-Sign-Paket zu finden, öffnen Sie das Suchfeld, indem Sie auf das Lupensymbol klicken.

• Geben Sie das Datum ein, geben Sie den Namen des erstellten Pakets ein und klicken Sie erneut auf das Lupensymbol.

Der Status zeigt Ihnen den Fortschritt Ihres Pakets an. Unten finden Sie eine Beschreibung von jedem einzelnen.

• Abgelaufen: Das Signaturdatum für das Paket ist abgelaufen und der Unterzeichner darf es nicht mehr signieren.
• Abgelehnt: Das Paket wurde vom Unterzeichner abgelehnt.
• Gesendet: Das Paket wurde gesendet, die Dokumente sind nicht oder teilweise signiert;
• Überprüfung: Das Paket muss vom Eigentümer überprüft werden;
• Archiviert: das Paket wurde archiviert und befindet sich im Archivordner;
• Entwurf: Das Paket ist ein Entwurf und befindet sich im Ordner "Entwurf".
• Vollständig: Alle Ihre Dokumente sind unterschrieben.

Neben jedem Status sehen Sie eine kurze Zusammenfassung, wie viele Signaturen angewendet wurden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie mit den Dokumentpaketen in Ihrem Posteingang interagieren können. Wenn das Dokumentpaket Ihre Unterschrift erfordert, können Sie sie über den E-Sign Manager anwenden.

• Klicken Sie auf Unterzeichnen, um Ihr Dokument zu signieren.

Eine Webseite wird geöffnet und Sie können die Dokumente unterschreiben. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum E-Sign-Signaturablauf zu erhalten.

Jedes Paket, das nicht abgeschlossen wurde, kann bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an einem vorhandenen Dokumentpaket dieses aufheben. Wenn Sie fertig sind, erhält jeder Unterzeichner eine neue E-Mail, in der er aufgefordert wird, zu unterschreiben.

• Klicken Sie auf Umschlag modifizieren, um Änderungen vorzunehmen.

• Klicken Sie auf Als Vorlage speichern, um die Dokumentpakete als Vorlage zu speichern. Klicken Sie hier, um mehr über Vorlagen zu erfahren.

Abhängig von Ihrem Workflow kann Ihr Posteingang leicht überladen werden. Wir haben ein paar Optionen zum Entfernen von Elementen aus dem Posteingang. Sie können Dokumentpakete in den
Papierkorb verschieben.

• Klicken Sie auf Papierkorb, um die Dokumentpakete zu entfernen.

Sobald jeder unterschrieben hat und der Status auf Abgeschlossen festgelegt ist, können Sie stattdessen Ihr Dokumentpaket archivieren.

• Wenn Sie auf Zum Archiv senden klicken, wird die Paketzusammenfassung in den Abschnitt Archiv verschoben.

• Wählen Sie ein Paket aus, um es zu erweitern und weitere Informationen anzuzeigen.
• Klicken Sie auf Alle herunterladen, um alle signierten Dokumente im Paket herunterzuladen, sobald der Status abgeschlossen ist.

• Klicken Sie auf Nachweiszusammenfassung und eine PDF-Datei wird geöffnet, die zusammenfasst, wenn alle unterschrieben haben.