Wie erstelle ich eine E-Sign-Vorlage und wende sie an?

Eine Vorlage erstellen, Eine Vorlage aus Ihrem Posteingang oder Ihren Entwürfen speichern, Eine Vorlage Anwenden  

In Vorlagen wird die genaue Platzierung und Art der Unterschriftsfelder in einem Dokument gespeichert. Auch dieselben Unterzeichner, die beim Speichern den Feldern zugeordnet waren, bleiben erhalten.

Dies unterscheidet sich etwas vom Layout. Beim Layout werden die Platzierung und Art der Unterschriftsfelder gespeichert, aber nicht die Zuordnung der Felder. Klicken Sie hier, um weitere Informationen über Layouts zu erhalten.

Eine Vorlage erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Vorlage zu erstellen. Sie können eine Vorlage von Grund auf neu erstellen oder einen Entwurf in eine Vorlage konvertieren. Klicken Sie hier, um mehr über Entwürfe zu erfahren. 

Eine Vorlage von Grund auf neu erstellen

• Klicken Sie im E-Sign-Modul auf Vorlagen. 

• Wählen Sie Vorlage erstellen.

Sie werden durch einen Ablauf gehen, der im Grunde genommen dem des Erstellens eines neuen Dokumentenpakets entspricht. Dieser Artikel wird eine kurze Beschreibung dieses Vorgangs liefern. Für eine vollständige Beschreibung aller verfügbaren Optionen klicken Sie hier. 

• Klicken Sie auf Dokument hinzufügen, um die Dateien auszuwählen, die Sie verwenden möchten.

Ein Fenster wird sich öffnen und Sie können Ihre Dokumente auswählen. Die Dokumente werden von den Unterzeichnern in der Reihenfolge empfangen, in der diese auf der Liste erscheinen. Sie müssen die Unterzeichner in diesem Fenster neu anordnen. 

• Klicken Sie auf Dateien hinzufügen. 

• Durchsuchen Sie Ihren Computer und wählen Ihre Dateien.

 

• Verwenden Sie die Pfeiltasten, um die ausgewählte Datei zu verschieben.

• Klicken Sie auf SPEICHERN, um fortzufahren.

Sie können, falls Sie das wünschen, jeder Datei einen benutzerdefinierten Namen und eine Beschreibung hinzufügen.

• Klicken Sie auf Schritt 2, um fortzufahren.

Sie müssen Ihrem Dokument Signaturfelder hinzufügen. Die Signaturfelder können entweder einem bestimmten Unterzeichner zugeordnet oder als Platzhalter verwendet werden. Wenn Sie Ihre Vorlage verwenden, so wählen Sie die Unterzeichner für jeden Platzhalter.

• Wählen Sie Tatsächlichen oder Platzhalter unter Unterzeichnertyp.

Tatsächlichen

• Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Unterzeichner wählen.
  
  
  • Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum Erstellen von Unterzeichnern zu erhalten. 

 

Platzhalter

Sie müssen das Platzhalterfeld benennen.

• Fügen Sie es unter Platzhaltername hinzu.

Sie können die Art der Unterschrift wählen. Sie können die Unterschrift oder die Initialen anfordern. Der Unterzeichner kann während des Signiervorgangs die ästhetischen Aspekte konfigurieren. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.  

• Klicken Sie die Dropdown-Liste unter Signaturfeld hinzufügen und wählen Sie eines aus.

• Klicken Sie auf Hinzufügen. 

• Bewegen Sie Ihren Cursor auf Ihr Dokument und das Signaturfeld wird erscheinen.

• Klicken Sie mit der linken Maustaste und ziehen Ihren Cursor, um die Größe des Signaturfelds einzurichten.

• Lassen Sie die Maustaste los, um das Feld zu platzieren. 

• Wählen Sie das Feld, während Sie im Bearbeiten-Modus sind, um es zu skalieren oder zu verschieben.

Sie können vorkonfigurierte Formularfeld hinzufügen, um Ihnen beim Erfassen von zusätzlichen Informationen zu helfen. Jedes Formularfeld ist mit einem bestimmten Signaturfeld verbunden. 

• Wählen Sie im Bearbeiten-Modus eine Unterschrift. 

• Wählen Sie aus der Dropdown-Liste unter Formularfeld hinzufügen die Art des Formularfelds aus.

• Klicken Sie auf Hinzufügen.

• Bewegen Sie Ihren Cursor und das Formularfeld wird in Ihrem Dokument erscheinen.

• Klicken Sie mit der linken Maustaste, um es zu platzieren.

 

Sie können Ihrem Dokument mehrere verschiedene Arten von Signaturfeldern hinzufügen. Jedem Unterzeichner wird eine einzigartige Farbe zugeordnet. Die Platzhalter werden den von Ihnen bereitgestellten Namen anzeigen. 

Sobald Sie die Signaturfelder eingerichtet haben, können Sie fortfahren.

• Klicken Sie auf Schritt 3.

Im letzten Schritt können Sie Ihrem Dokumentenpaket den letzten Schliff verleihen.

• Fügen Sie einen Paket-Namen hinzu, damit Sie den Überblick behalten.

• Klicken Sie auf das Kalender-Symbol, um ein Fälligkeitsdatum einzurichten.
  
  
  • Sollte es ablaufen, so müssen Sie ein neues Dokumentenpaket versenden.
   

• Wählen Sie Ihr Datum, indem Sie eine Zahl im Kalender wählen.

Jeder Unterzeichner wird das Paket standardmäßig zur gleichen Zeit erhalten und kann es sofort unterzeichnen.

Sie können eine Reihenfolge des Unterzeichnens wählen. Jeder Unterzeichner wird das Dokumentenpaket erst dann erhalten, nachdem die Person vor ihm in der Liste das Unterzeichnen abgeschlossen hat.

• Setzen Sie ein Häkchen neben Reihenfolge des Unterzeichnens. 

• Wählen Sie einen Unterzeichner.

• Verwenden Sie die Pfeile, um ihn in der Liste zu verschieben.

• Klicken Sie auf Paket speichern und es wird Ihrer Vorlagenliste hinzugefügt.

 

• Klicken Sie auf Fertig, um fortzufahren.

Eine Vorlage aus Ihrem Posteingang oder Ihren Entwürfen speichern

Sie können jedes von Ihnen bereits erstellte Dokumentenpaket oder einen Ihrer Entwürfe nehmen und es/ihn als Vorlage speichern.

• Öffnen Sie den E-Sign-Manager

• Klicken Sie auf Posteingang oder Entwurf.

 

• Klicken Sie auf das Disketten-Symbol, um Ihre Vorlagen zu erstellen.

 

• Fügen Sie einen Vorlagennamen hinzu.

• Sie können Ihren Unterzeichnern eine Beschreibung oder eine Nachricht hinzufügen.

• Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu erstellen.

Anwenden einer Vorlage

• Öffnen Sie den Reiter E-Sign.

• Klicken Sie auf Vorlagen und eine Liste wird sich öffnen.

• Wählen Sie Ihre Vorlage.

Ihre Vorlage wird sich öffnen und Sie müssen ihr von dem Senden nur noch den letzten Schliff geben.