Comment puis-je créer un nouveau paquet de documents E-Sign?

Soda PDF vous fournit un outil puissant pour obtenir des documents signés en toute sécurité. Vous allez créer un package de documents qui contient :

• Vos documents.
• Les exigences spécifiques concernant qui devrait signer chaque document.
• Le type de signature qu’ils doivent fournir.

Vous trouverez ci-dessous une liste de tous les sujets abordés dans cet article:

• Création de votre package de documents
• Configuration des signataires et des signatures
• Préparation à l’envoi du colis
• Envoi de votre colis

Pendant le flux d’envoi de signature, vous pourrez configurer le package de documents.

• Ouvrez l’onglet E-Sign.
• Choisissez Envoyer pour la signature.

 

Création de votre package de documents

 

Si vous avez un document ouvert en Soda PDF, il sera automatiquement ajouté à votre colis.

• Cliquez sur le signe plus en regard de Documents et cliquez sur Ajouter un document pour sélectionner les fichiers que vous devez signer.

 

 

• Sélectionnez les fichiers dont vous avez besoin en les mettant en surbrillance, puis cliquez sur Ouvrir.

 

 

Vos fichiers apparaîtront à votre écran. Ils seront affichés à vos signataires dans l’ordre dans lequel ils apparaissent.

• Vous pouvez modifier l’ordre en les faisant glisser et en les déposant dans l’ordre dont vous avez besoin.

 

• Vous pouvez ajouter d’autres fichiers à tout moment en cliquant  à nouveau sur Ajouter un document.

 

 

 

• Vous pouvez supprimer n’importe quel document de votre colis en déplaçant votre curseur sur votre document et en cliquant sur la corbeille à côté.

Une fenêtre s’ouvrira pour confirmer la suppression du fichier.

• Cliquez sur Oui.

 

 

Configuration des signataires et des signatures

Vous pouvez ajouter des champs de signature à votre document. Ces champs sont l’endroit où les destinataires de votre document signeront. Vous pouvez appliquer autant de champs de signature à un document que vous le souhaitez.

Les signataires sont les personnes qui recevront votre document. Vous associerez chaque champ de signature à un signataire. Vous devrez ajouter vos signataires à Soda PDF. Cliquez ici si vous avez besoin d’aide à ce sujet.

 

Ajout d’un champ

• Cliquez sur le signe plus en regard de Signataires.
• Cliquez sur un signataire pour le sélectionner.

 

 

Votre signataire apparaîtra sous Signataires.

 

 

Vous pouvez choisir le type de signature. Vous pouvez demander leur signature ou  leurs initiales. Le signataire sera en mesure de configurer l’esthétique pendant le processus de signature. Cliquez ici pour en savoir plus.   

• Cliquez sur Signer pour ajouter un champ de signature.

Une fenêtre s’ouvrira.

 

 

• Cliquez sur le champ Signature/Initiales de votre choix et faites-le glisser et déposez-le sur votre document.
• Le champ Signature/Initiales apparaîtra sur votre document.

 

 

• Cliquez avec le bouton gauche de la souris et faites glisser le curseur pour définir la taille du champ de signature ou l’emplacement du champ sur votre document.
• Relâchez le bouton de la souris pour placer le champ.

 

 

• Relâchez le bouton de la souris pour placer le champ.

 

Vous pouvez ajouter des champs de formulaire préconfigurés pour vous aider à capturer des informations supplémentaires. Chaque champ de formulaire est lié à un champ de signature spécifique.

• Sélectionnez une signature.
• Choisissez un champ et cliquez dessus.

 

• Le champ apparaîtra sur votre document.
• Faites glisser-déposer pour le placer.

 

 

Il y a plus d’options disponibles à ajouter à votre signature.

• Cliquez sur les trois points pour afficher plus d’options.

 

 

Gestion de plusieurs signataires

 

Vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature à vos documents. Chaque signataire que vous choisissez aura sa propre couleur.

Tous les signataires seront répertoriés en bas à gauche.

 

 

• Vous pouvez passer d’un signataire à l’autre en cliquant sur la flèche à côté du nom de votre signataire.

 

 

Vous pouvez également supprimer un signataire du document.

• Déplacez votre curseur sur un signataire pour obtenir le logo à 3 points. Cliquez dessus et sélectionnez Supprimer.

 

Vous pouvez gérer les options de signature pour votre package de documents, cliquez ici pour en savoir plus.

Vous devrez ajouter des champs de signature à chaque document du package qui en a besoin.

• Cliquez sur n’importe quel document ouvert pour y ajouter des signatures.
• Le nom du document actif apparaîtra en haut de Soda PDF.

 

Une fois que vous avez configuré vos champs de signature, vous êtes prêt à passer à autre chose.

Par défaut, chaque signataire recevra le colis en même temps et pourra immédiatement signer.

Vous pouvez choisir de définir un ordre de signature. Chaque signataire ne recevra le dossier de document qu’après que la personne qui l’a précédé dans la liste aura fini de signer.

• Cochez la case sous la liste Signataires .

 

• Sélectionnez un signataire.
• Faites glisser et déposez le signataire et déplacez-le dans la liste pour organiser l’ordre.

 

 

Préparation à l’envoi du colis

Dans la dernière étape, vous allez ajouter les touches finales à votre dossier de document.

• Vous pouvez renommer votre package en cliquant dessus.
• Entrez le nom et cliquez quelque part sur le document. Cela permettra d’enregistrer le nouveau nom.

 

 

• Cliquez sur l’icône Calendrier pour définir une date d’expiration.

 

 

• Choisissez votre date en sélectionnant un numéro dans le calendrier.

 

• S’il expire, vous devrez envoyer un nouveau dossier de document.

Vous pouvez modifier ou supprimer la date à tout moment.

• Cliquez sur le calendrier , puis cliquez sur Modifier la date d’expiration pour modifier la date.

 

 

• Cliquez sur le calendrier , puis cliquez sur Annuler la date d’expiration pour le supprimer.

 

 

 

Vous pouvez ajouter un message personnalisé à vos signataires. Vous pourrez également changer la langue des e-mails que vous utiliserez pour les contacter.

• Cliquez sur l’icône Lettre .

 

 

• Cliquez pour choisir une nouvelle langue.

 

 

• Ajoutez votre message.
• Cliquez ailleurs sur votre document et votre message sera enregistré.

 

 

Envoi de votre colis

• Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt à continuer

 

Un résumé s’ouvrira.

• Cliquez sur Modifier si vous souhaitez apporter des modifications.

 

 

Vous pouvez choisir d’examiner votre trousse de documents une fois que tout le monde a signé en sélectionnant Révision avant l’achèvement.

• Basculez le commutateur en regard de Review Before Completion (Révision avant la fin).

 

 

• Sous Description du package, vous pouvez ajouter un résumé du package de documents.

 

Si vous souhaitez envoyer ce package de documents plus tard, vous pouvez choisir d’enregistrer votre travail en tant que brouillon au lieu de l’envoyer. Cliquez ici pour plus d’informations.

 

• Cliquez sur la flèche en bas de l’écran, puis cliquez sur Enregistrer dans les brouillons.

 

• Cliquez sur Terminé pour fermer E-Sign.
• Choisissez Aller aux brouillons pour afficher vos brouillons.

 

 

Vous pouvez rouvrir ce paquet de documents à partir de vos brouillons et l’envoyer à tout moment.
Lorsque vous êtes dans la vue d’ensemble du package E-Sign, vous pouvez envoyer votre trousse de documents.

• Cliquez à nouveau sur Envoyer et envoyer.

Vous verrez cette fenêtre comme tout est envoyé.

 

Une confirmation s’ouvrira.

• Cliquez sur Terminé.

 

Vous avez maintenant envoyé votre dossier de document!

Vous pouvez surveiller ce package de documents à partir du gestionnaire E-Sign, cliquez ici pour en savoir plus.