Comment puis-je créer un nouveau paquet de documents E-Sign?

Soda PDF met à votre disposition un outil de pointe pour faire signer vos documents en toute sécurité. Vous pouvez créer un Paquet de documents contenant:

• Vos documents.

• Les exigences spécifiques relatives à qui doit signer quel document.

• Le type de signature à fournir.

Au cours du processus d'envoi avancé, vous pouvez configurer le pack de documents.

• Ouvrez l'onglet E-Sign.

• Sélectionnez Envoi avancé.

Créer votre paquet de documents

Tout document ouvert dans Soda PDF sera automatiquement ajouté à votre paquet.

• Cliquez sur Ajouter un document pour ensuite sélectionner les fichiers à signer.

• Cliquez sur Ajouter des fichiers pour ouvrir une fenêtre Parcourir. 

Vos fichiers s'affichent dans la zone qui figure au-dessous. L'ordre d'affichage des fichiers pour les signataires est celui dans lequel ils apparaissent dans cette zone. Définissez l'ordre d'affichage de vos PDF ici.

• Cliquez sur un document. 

• Utilisez les flèches pour le déplacer.

• L'option Supprimer éliminera le document sélectionné. 

• Tout supprimer retirera tous les éléments de la liste.

• Cliquez sur Enregistrer pour continuer.

Vous pouvez modifier cette liste à tout moment en cliquant à nouveau sur Ajouter un document. Plusieurs options sont disponibles pour vos fichiers.  

• Cliquez sur la flèche en regard de chaque document pour afficher plus d'informations.
  • Le document en question devient le PDF actif.

• Sous Titre, vous pouvez le renommer.

• Vous pouvez ajouter une description.

• Vous pouvez retirer un document de votre paquet en cliquant sur le X attenant.

• Cliquez sur cette flèche pour passer à l'étape suivante!

Définition de signataires et de signatures

À l'étape 2, vous ajoutez des champs de signature à votre document. Ces champs correspondent à l'endroit où les destinataires de votre document devront signer. Vous pouvez ajouter autant de champs de signature que vous le souhaitez.

Les signataires sont les destinataires de votre document. Vous devez associer chaque champ de signature à un signataire. Vous devez pour cela ajouter vos signataires dans Soda PDF. Cliquez ici si vous avez besoin d'aide pour cela.

• Affichez la liste déroulante sous Sélectionner le signataire et sélectionnez un signataire. 

Vous pouvez choisir le type de signature. Vous pouvez demander une signature ou des initiales. Le signataire pourra configurer l'apparence de sa signature pendant le processus de signature. Cliquez ici pour en savoir plus.  

• Affichez la liste déroulante sous Ajouter un champ de signature et sélectionnez un champ.

 

• Cliquez sur Ajouter.

• Déplacez le curseur sur votre document pour voir apparaître le champ de signature.

• Cliquez avec le bouton gauche et faites glisser le curseur pour définir la taille du champ de signature. 

• Relâchez le bouton de la souris pour positionner le champ.

 

• Sélectionnez le champ en mode Éditer pour le redimensionner ou le déplacer.

Vous pouvez ajouter des champs de formulaire préconfigurés pour recueillir des informations supplémentaires. Chaque champ de formulaire est lié à un champ de signature donné.

• Sélectionnez une signature en mode Éditer.

• Ouvrez la liste déroulante Ajouter un champ de formulaire et sélectionnez un champ.

• Cliquez sur Ajouter. 

• Déplacez le curseur de la souris pour voir apparaître le champ de formulaire dans votre document.

• Cliquez avec le bouton gauche pour le positionner.

Vous pouvez aussi redimensionner les champs de formulaire. Vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature à vos documents. Une couleur spécifique est attribuée à chaque signataire choisi.

Tous les signataires sont affichés en bas de la fenêtre.

• Cliquez sur le X en regard d'un signataire pour le supprimer de ce document.

Vous pouvez gérer les exigences de signataire pour votre pack de documents. Cliquez ici pour en savoir plus.

Vous devez ajouter des champs de signature dans chaque document du pack pour lequel des signatures sont requises.

• Cliquez sur un document ouvert pour y ajouter des signatures.
  • Le nom du document actif est affiché en haut de Soda PDF.

 

Une fois les champs de signature définis, vous pouvez passer à l'étape suivante.

• Cliquez sur l'étape 3.

 

Envoi du pack

Au cours de la dernière étape, vous ajoutez la touche finale à votre pack de documents.

• Ajoutez un nom de pack pour mieux vous y retrouver.

 

• Sous Description, vous pouvez ajouter un résumé du pack de documents.

 

• Cliquez sur l'icône du calendrier pour définir une date d'expiration.
  • Si le pack de documents arrive à expiration, vous devrez envoyer un nouveau pack.
   

• Choisissez votre date en sélectionnant un jour dans le calendrier.

Vous pouvez ajouter un message personnalisé à l'attention de vos signataires. Vous pouvez aussi modifier la langue des courriels que vous utilisez pour les contacter.

• Cliquez sur Ajouter.

 

• Sélectionnez la langue à utiliser.

• Ajoutez votre message.

• Cliquez sur OK.

Vous pouvez vérifier votre pack de documents une fois de plus avant de l'envoyer. Vous devez donner votre autorisation à Soda PDF avant l'envoi.

• Modifiez la sélection sous Réviser avant achèvement.

Par défaut, tous les signataires reçoivent le pack au même moment et peuvent immédiatement signer.

Vous pouvez cependant définir un ordre de signature. Chaque signataire ne recevra le pack de documents que lorsque le signataire précédent dans la liste aura terminé le processus de signature.

• Cochez la case Ordre de signature. 

• Sélectionnez un signataire.

• Utilisez les flèches pour changer l'ordre des signataires dans la liste.

Vous serez peut-être amené à procéder à des modifications au cours du processus. Vous pouvez passer d'une étape à l'autre à tout moment.

• Cliquez sur une étape pour y accéder.

 

• Cliquez sur Envoyer le pack lorsque vous êtes prêt à continuer.

Une fenêtre récapitulative s'ouvre.

• Cliquez sur Modifier si vous voulez apporter des modifications.

Si vous voulez envoyer ce pack de documents plus tard, vous pouvez enregistrer votre travail comme brouillon au lieu de l'envoyer. Cliquez ici pour en savoir plus.

• Cliquez sur Enregistrer dans les brouillons.
  • Il se peut que vous soyez invité à enregistrer vos fichiers.

 

 

• Cliquez sur Terminé pour fermer E-Sign. 

• Sélectionnez Accéder aux brouillons pour afficher vos brouillons. 

Vous pouvez rouvrir ce pack de documents à partir de vos brouillons et l'envoyer à tout moment.
Vous pouvez envoyer votre pack de documents à partir de la fenêtre Vue d'ensemble des packs E-Sign.

• Cliquez sur Envoyer.

La fenêtre ci-dessous s'affiche pendant l'envoi.



Une fenêtre de confirmation s'ouvre.

• Cliquez sur Fermer.

Vous venez d'envoyer votre pack de documents!

Vous pouvez suivre ce pack de documents dans le Gestionnaire E-Sign. Cliquez ici pour en savoir plus.