Comment faire pour créer un nouveau package de documents E-Sign

Soda PDF vous fournit un outil puissant pour faire signer des documents en toute sécurité. Vous allez créer une enveloppe qui contient :

• Vos documents.
• Les exigences spécifiques concernant qui doit signer chaque document.
• Le type de signature qu’ils doivent fournir.

Vous trouverez ci-dessous une liste de tous les sujets abordés dans cet article :

• Ajouter des documents
• Ajouter des signataires
• Ajouter des champs de signature
  • Gestion de plusieurs signataires
• Vérifier et envoyer
  • Enregistrement en tant que brouillon et envoi

 

Ajouter des documents

 

• Ouvrez l’onglet E-Sign.
• Choisissez Demander la signature.

 

 

Si vous avez un document ouvert dans Soda PDF, il sera automatiquement ajouté à votre colis.

• Cliquez sur le signe plus à côté de Documents pour sélectionner les fichiers que vous devez signer.

 

 

Vos fichiers apparaîtront sur votre écran. Ils seront affichés à vos signataires dans l’ordre dans lequel ils apparaissent.

• Vous pouvez modifier l’ordre en les faisant glisser et en les déposant dans l’ordre dont vous avez besoin.

 

 

• Vous pouvez supprimer n’importe quel document de votre package en déplaçant votre curseur sur votre document et en cliquant sur la corbeille à côté.

 

 

• Cliquez sur le bouton Suivante une fois que vous avez ajouté tous les documents à signer.

 

Ajouter des signataires

Vous pouvez ajouter des champs de signature à votre document. Ces champs sont l’endroit où les destinataires de votre document signeront. Vous pouvez appliquer autant de champs de signature à un document que vous le souhaitez.

Les signataires sont les personnes qui recevront votre document. Vous associerez chaque champ de signature à un signataire. Vous devrez ajouter vos signataires à Soda PDF. Cliquez ici si vous avez besoin d’aide à ce sujet.

• Cliquez sur le signe plus à côté de Signataires.
• Remplissez les champs Prénom, Nom et Courriel.

 

 

• Cliquez sur les trois points pour ouvrir les paramètres supplémentaires.
  • Vous pouvez ajouter le titre et l’entreprise.
• Cliquez sur Appliquer lorsque vous êtes prêt.
  
  

 

Votre signataire apparaîtra dans la liste des signataires.

Par défaut, chaque signataire recevra le package en même temps et pourra immédiatement signer. Vous pouvez choisir de définir un ordre de signature. Chaque signataire ne recevra le paquet de documents qu’une fois que la personne qui le précède sur la liste aura fini de signer.

• Faites glisser et déposez les signataires pour réorganiser l’ordre.
• Cochez la case Signer dans cet ordre.

 

 

Vous pouvez gérer des options de signataire supplémentaires pour votre package de documents, cliquez ici pour en savoir plus.

 

• Cliquez sur l’icône de la corbeille à côté d’un signataire pour le supprimer de la liste.

 

 

• Cliquez sur le bouton Suivante une fois que vous avez terminé de configurer les paramètres des signataires.

 

 

Ajouter des champs de signature

Vous pouvez choisir le type de signature. Vous pouvez demander leur signature ou leurs initiales. Le signataire pourra configurer l’esthétique pendant le processus de signature. Cliquez ici pour en savoir plus.   

• Choisissez un signataire dans la liste déroulante.
• Faites glisser et déposez le champ Signature ou Initiales sur votre document.

 

 

• Le champ Signature/Initiales apparaîtra sur votre document.
• Cliquez avec le bouton gauche de la souris et faites glisser les coins du champ pour modifier la taille du champ de signature.
• Cliquez avec le bouton gauche de la souris et faites glisser le champ pour modifier son emplacement sur votre document.

 

 

Vous pouvez ajouter des champs de formulaire préconfigurés pour vous aider à capturer des informations supplémentaires. Chaque champ de formulaire est lié à un champ de signature spécifique.

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une signature.
• Choisissez Ajouter un champ.
• Choisissez un champ dans la liste et cliquez dessus.

 

 

• Le champ apparaîtra sur votre document.
• Faites glisser et déposez-le pour le placer.

 

 

Gestion de plusieurs signataires

 

Vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature à vos documents. Chaque signataire que vous choisissez aura sa propre couleur. Tous les signataires seront répertoriés dans la liste déroulante du panneau de droite.

Vous devrez ajouter des champs de signature à chaque document du package qui les requiert.

• Cliquez sur n’importe quel document ouvert pour y ajouter des signatures.
• Le nom du document actif apparaîtra en haut du PDF Soda.

 

 

• Cliquez sur le bouton Suivante une fois que vous avez ajouté tous les champs de signature nécessaires pour les documents.

 

 

Vérifier et envoyer

Dans la dernière étape, vous ajouterez la touche finale à votre package de documents.

• Basculez le commutateur pour définir la date limite pour la signature des documents.
• Définissez la date.

 

 

• S’il expire, vous devrez envoyer un nouveau package de documents.

Vous pouvez modifier ou supprimer la date à tout moment.

Vous pouvez ajouter un message personnalisé à vos signataires. Vous pourrez également changer la langue des courriels que vous utiliserez pour les contacter.

• Basculez le commutateur en regard de Message pour vos signataires.
• Cliquez pour choisir une nouvelle langue.
• Ajoutez votre message.
• Cliquez ailleurs sur votre document et votre message sera enregistré.

 

 

• Basculez le commutateur si vous souhaitez examiner l’enveloppe avant de la marquer comme complète.

 

 

• Basculez le commutateur si vous souhaitez inclure la divulgation légale.
• Choisissez Ajuster et cliquez sur l’icône plus pour sélectionner votre fichier.

 

 

• Vous pouvez également voir un bref résumé des documents inclus et des signataires ajoutés en basculant entre les onglets Documents et Signataires à gauche.

 

 

Enregistrement en tant que brouillon et envoi

 

Si vous souhaitez envoyer ce package de documents ultérieurement, vous pouvez choisir d’enregistrer votre travail en tant que brouillon au lieu de l’envoyer. Cliquez ici pour plus d’informations.

• Cliquez sur la flèche à côté d’Annuler, puis cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau brouillon.

 

 

Vous pouvez rouvrir ce package de documents à partir de vos brouillons et l’envoyer à tout moment.

 

• Cliquez sur Terminer si vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe.

 

 

La boîte de réception s’ouvre. L’enveloppe sera marquée comme Envoyé.

Vous pouvez surveiller ce package de documents dans la boîte de réception, cliquez ici pour en savoir plus.