Créer un modèle, Enregistrement d'un modèle, Utilisation d'un modèle
Les modèles mémoriseront l'emplacement exact et le type de champs de signature d'un document. Ils y associeront également les mêmes signataires pour chaque modèle sauvegardé.
Il ne s'agit pas exactement d'une mise en page. Cette dernière se rappellera de l'emplacement et du type de vos champs de signature, mais les laissera vides. Cliquez ici pour en savoir plus sur les mises en page.
Créer un modèle
Il existe 2 façons de créer un modèle. Vous pouvez en créer un nouveau ou convertir un brouillon en modèle. Cliquez ici pour en savoir plus sur les brouillons.
Créer un modèle entièrement nouveau.
- Dans l'onglet E-Sign, cliquez sur Modèles.
- Puis sur Créer un modèle.
Vous suivez un processus qui est globalement le même que le processus de création d'un pack de documents. Cet article décrit brièvement ce processus. Pour connaître l'ensemble des options disponibles, cliquez ici.
- Cliquez sur Ajouter un document pour sélectionner les fichiers à utiliser.
Une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner vos documents s'ouvre. Les documents seront reçus par les signataires dans l'ordre dans lequel ils sont affichés dans cette liste. C'est dans cette fenêtre que vous pouvez modifier l'ordre des documents.
- Cliquez sur Ajouter des fichiers.
- Parcourez votre ordinateur et sélectionnez vos fichiers.
- Utilisez les flèches pour déplacer le fichier sélectionné.
- Cliquez sur ENREGISTRER pour continuer.
Vous pouvez ajouter un nom et une description personnalisés à chaque fichier si vous le souhaitez.
- Cliquez sur l'étape 2 pour continuer.
Vous devez ajouter des champs de signature à votre document. Les champs de signature peuvent être attribués à un signataire particulier ou correspondre à des espaces réservés. Lorsque vous utiliserez votre modèle, vous choisirez les signataires pour chaque espace réservé.
- Sélectionnez Réel ou Espace réservé sous Type de signataire.
Réel
- Sélectionnez un signataire dans la liste déroulante Sélectionner le signataire.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur la création de signataires.
Espace réservé
Vous devez donner un nom au champ Espace réservé.
- Indiquez-le sous Nom de l'espace réservé.
Vous pouvez choisir le type de signature. Vous pouvez demander une signature ou des initiales. Le signataire pourra configurer l'apparence de sa signature pendant le processus de signature. Cliquez ici pour en savoir plus.
- Affichez la liste déroulante sous Ajouter un champ de signature et sélectionnez un champ.
- Cliquez sur Ajouter.
- Déplacez le curseur sur votre document pour voir apparaître le champ de signature.
- Cliquez avec le bouton gauche et faites glisser le curseur pour définir la taille du champ de signature.
- Relâchez le bouton de la souris pour positionner le champ.
- Sélectionnez le champ en mode Éditer pour le redimensionner ou le déplacer.
Vous pouvez ajouter des champs de formulaire préconfigurés pour recueillir des informations supplémentaires. Chaque champ de formulaire est lié à un champ de signature donné.
- Sélectionnez une signature en mode Éditer.
- Sélectionnez un type de champ de formulaire dans la liste déroulante sous Ajouter un champ de formulaire.
- Cliquez sur Ajouter.
- Déplacez le curseur de la souris pour voir apparaître le champ de formulaire dans votre document.
- Cliquez avec le bouton gauche pour le positionner.
Vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature de différents types dans vos documents. Chaque signataire est identifié par une couleur unique. Les espaces réservés portent le nom que vous leur avez donné.
Une fois les champs de signature définis, vous pouvez passer à l'étape suivante.
- Cliquez sur l'étape 3.
Au cours de la dernière étape, vous ajoutez la touche finale à votre pack de documents.
- Ajoutez un nom de pack pour mieux vous y retrouver.
- Cliquez sur l'icône du calendrier pour définir une date d'expiration.
- Si le pack de documents arrive à expiration, vous devrez envoyer un nouveau pack.
- Choisissez votre date en sélectionnant un jour dans le calendrier.
Par défaut, tous les signataires reçoivent le pack au même moment et peuvent immédiatement signer.
Vous pouvez cependant définir un ordre de signature. Chaque signataire ne recevra le pack de documents que lorsque le signataire précédent dans la liste aura terminé le processus de signature.
- Cochez la case Ordre de signature.
- Sélectionnez un signataire.
- Utilisez les flèches pour changer l'ordre des signataires dans la liste.
- Cliquez sur Enregistrer le pack pour ajouter ce pack à votre liste de modèles.
- Cliquez sur Terminé pour continuer.
Enregistrement d'un modèle à partir de votre boîte de réception ou de vos brouillons
Vous pouvez utiliser n'importe quel pack de documents que vous avez créé ou que vous avez enregistré dans vos brouillons et l'enregistrer en tant que modèle.
- Ouvrez le Gestionnaire E-Sign.
- Cliquez sur Boîte de réception ou sur Brouillon.
- Cliquez sur l'icône de la disquette pour créer votre modèle.
- Ajoutez un nom de modèle.
- Vous pouvez ajouter une description ou un message à l'attention de tous les signataires.
- Cliquez sur Enregistrer pour créer le modèle.
- Ouvrez l'onglet E-Sign.
- Cliquez sur Modèles pour afficher la liste des modèles.
- Sélectionnez votre modèle.